Pandemi Tidak Menghalangi Prasmulyan S1 Event Gelar Ajang Cerita Waktu

Bukan membuat esai atau menjawab pertanyaan pilihan ganda, mahasiswa S1 Event Prasetiya Mulya ditugaskan untuk menggelar acara. Ya, walaupun baru semester dua, mahasiswa sengaja diberikan pengalaman kerja nyata melalui penyelenggaraan Cerita Waktu. sebuah ajang tahunan untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah Event Operation Management II. 

Berlangsung secara online pada 4-8 Mei 2020 lalu, Cerita Waktu kali ini tergolong ramai dan sukses. Lantas, bagaimana para calon eventpreneur tersebut menyusun sebuah ajang besar, terutama di masa pandemi ini? Simak kisahnya!

Dari Konsep Offline ke Konsep Online

Ghayyath Mujahid, mahasiswa S1 Event dan Ketua Acara Cerita Waktu, menyatakan bahwa perencanaan sudah dijalankan sejak semester satu dalam mata kuliah Event Operation Management I. Namun akibat pandemi COVID-19 yang melanda dunia, Cerita Waktu terpaksa harus melewati berbagai perombakan, mulai dari struktur kepanitiaan hingga konsep acara. 

“Di Prasmul, kami memang didorong untuk up-to-date dengan isu di seluruh belahan dunia,” ungkap Ghayyath. “Ketika COVID-19 mulai muncul, kami memperhatikan efeknya pada event-event luar negeri. Dari situ, kami inisiatif membuat rencana cadangan dengan empat skenario berbeda, untuk antisipasi jika terjadi lockdown. Ternyata tidak lama kemudian, Indonesia memberlakukan social distancing.”

Setelah mempresentasikan rencana cadangan mereka ke Faculty Member alias dosen, para panitia melangsungkan konsep online workshop. Ghayyath menerangkan, “Kami mau mencari sesuatu yang berbeda dan bisa melibatkan peserta. Akhirnya kami membuat homekit berisi alat dan bahan untuk workshop, yang kemudian dikirimkan ke rumah para peserta.”

Rangkaian kelas yang dihadirkan adalah Urban Gardening bersama Adawiyah Riwan, Dried Flower Arranging bersama Rosy Posy Florist, Tie Dye Workshop bersama Selling Lime, Design & Painting on Sneakers bersama Kevin Lagona, serta Baking bersama Chef Sunindra dan Chef Wandiko dari Zeelandia Indonesia. Lalu, selain melibatkan beberapa public figure seperti Veronika Krasnasari, Ian Hugen, dan Zahwa Aqilah, Cerita Waktu juga menggunakan platformnya untuk menggalang dana. 

^{Cerita Waktu 2020 melibatkan beberapa public figure.}

“Pandemi ini memengaruhi seluruh lapisan masyarakat, salah satunya pekerja event,” kata Ghayyath. “Banyak pekerja event harian yang bergantung pada pelaksanaan acara yang sekarang di-cancel atau di-postponed. Untuk itu, Cerita Waktu berkolaborasi dengan SOS (Sharing Online Sob), komunitas yang dibentuk untuk membantu para pekerja event harian.”

Rasa Kebersamaan yang Berbeda

Dalam menjalankan Cerita Waktu, Ghayyath menjelaskan bahwa adaptasi merupakan salah satu tantangan terbesar bagi panitia. Selain harus menyesuaikan diri dengan konsep dan struktur baru, mereka juga harus membiasakan diri dengan proses pembelajaran dari rumah yang diterapkan kampus. Namun Faculty Member tidak berhenti mendukung kerja keras mahasiswa, bahkan membantu memberikan koneksi praktisi yang terbiasa mengadakan online event.

Melebihi ekspektasi, Cerita Waktu 2020 membuka tafsir baru tentang studi online event. Pergerakan dan eksekusinya merepresentasikan semangat juang para stakeholder, termasuk S1 Event dan para pekerja event.

Luki Safriana, Faculty Member S1 Event.

“Waktu evaluasi acara, hasilnya melampaui ekspektasi kami,” tutur Ghayyath. “Sayangnya, rasa kebersamaannya memang berbeda dengan pelaksanaan event offline. Karena seluruh tugas dilaksanakan secara online, para panitia tidak bisa berkumpul. Kami tidak punya baju panitia, ID Card, bahkan foto bersama.”

Ghayyath mengatakan bahwa Cerita Waktu merupakan learning process yang berharga. Para panitia belajar approach narasumber dan perusahaan, serta memahami online event secara keseluruhan. Selain itu, karena sifat Cerita Waktu yang unik, setiap angkatan diberikan ruang kreativitas yang tidak terbatas. Tanpa template, mahasiswa memiliki kebebasan dalam menciptakan event yang menarik.

“Hal paling besar yang aku pelajari adalah kita tidak boleh mati dengan keadaan,” Ghayyath menyuarakan. “Kami bisa saja menyerah dan tidak melanjutkan Cerita Waktu. Tapi ternyata dari sini, kami bisa belajar lebih banyak. Semoga tahun depan, Cerita Waktu bisa berjalan normal lagi, dan angkatan berikutnya bisa menghadirkan kreativitas yang lebih baik.”